Comment passer à la facturation électronique : étapes clés, calendrier et entreprises concernées

Avec l'entrée en vigueur progressive de la réforme en France, chaque organisation, des grandes entreprises aux TPE, doit dès aujourd'hui repenser son processus de facturation. Mais qu'est-ce qu'une facture électronique au juste ? En quoi diffère-t-elle d'une facture dématérialisée classique ? Et surtout, comment les plateformes agréées (EX PDP) jouent-elles un rôle clé dans cette transition ?

Dans cet article, nous vous guidons à travers les concepts essentiels de la facturation électronique, les outils à adopter et les étapes concrètes pour vous préparer à cette nouvelle ère digitale. Prêts à transformer vos obligations réglementaires en opportunité stratégique ? C’est parti !

• 1- Qu’est ce que la facture électronique ?
• 2- Qu’est ce qu’une plateforme agréée (EX PDP) ?
• 3- Comment choisir la bonne plateforme agréée (EX PDP) ?
• 4- Comment se préparer à la facturation électronique ?
• 5- Quelles sanctions en cas de non-conformité ?
• 6- Quels sont les avantages de la facturation électronique ?
• 7- Sage : votre partenaire stratégique pour faciliter la facturation électronique
• 8- Discovery Intech, votre intégrateur Sage en France pour une facturation électronique sans faille 

Qu’est ce que la facture électronique ?

Bien plus qu'une simple numérisation des factures papier, la facture électronique constitue un document numérique natif, créé, transmis et archivé sous format électronique.

Contrairement aux factures scannées et aux PDF classiques, elle se distingue par 3 caractéristiques principales :

• L'authenticité de l'origine.
• L'intégrité du contenu.
• La lisibilité permanente.

Au-delà des mentions traditionnelles requises par le Code de commerce et le Code général des impôts, chaque facture électronique doit inclure :

• Le numéro SIREN de l’entreprise.
• La nature des opérations facturées : vente de biens, prestation de services ou combinaison des deux.
• L’adresse où les biens sont livrés, si elle diffère de l’adresse de facturation.
• Le mode de paiement de la TVA.

A noter : Toute facture non conforme sera systématiquement rejetée et toute mauvaise application pourra entraîner des sanctions.

E-invoicing et e-reporting: quelles différences ?

Le e-invoicing et le e-reporting représentent deux notions distinctes mais complémentaires :

E-invoicing

Le e-invoicing, ou facturation électronique, consiste à envoyer et recevoir des factures, sous un format électronique structuré, via des Plateformes Agréées (ex PDP, Plateformes de Dématérialisation Partenaires). Elle permet l’échange sécurisé et normalisé des factures entre entreprises, en garantissant leur conformité aux règles fixées par l’administration fiscale.

E-reporting

Il s’agit de transmettre à l’administration fiscale les informations relatives aux opérations qui ne relèvent pas du e-invoicing. Cela inclut les transactions avec les particuliers (B2C), les opérations internationales ainsi que les données de paiement des prestations de services.

Quels sont les formats de la facture électronique ?

Pour garantir l’interopérabilité entre les différents systèmes, toute facture électronique doit respecter des formats standardisés :

Format Factur-X (ou format mixte)

Développé par la France et l’Allemagne, ce format combine les formats PDF et XML dans le but de faciliter son traitement, et par les systèmes informatiques et par l’humain.

Format UBL

UBL (Universal Business Language) est un standard international basé sur XML. Il s'agit d’un langage structuré, largement adopté, conçu pour faciliter les échanges entre de grands systèmes d’information.

Format CII

Le Cross Industry Invoice (CII) est un autre format structuré basé sur XML. Bien qu’il partage des similitudes avec le format UBL, il possède des caractéristiques spécifiques adaptées à certains secteurs industriels. Il est souvent privilégié pour les échanges commerciaux.

A noter : Le choix du bon format dépend de la taille de l'entreprise, son secteur d'activité, ses partenaires commerciaux ainsi que ses systèmes d'information existants. 

Qu’est-ce qu’une plateforme agréée (EX PDP) ?

Une Plateforme Agréée est un service certifié par l’administration fiscale, indispensable pour gérer, transmettre et recevoir les factures électroniques entre entreprises en toute conformité avec la Réforme de la Facturation Electronique. Elle centralise les flux de facturation B2B et assure également la transmission automatique des données fiscales à l’administration (e‑reporting).

La Plateforme Agréée n’est pas simplement un outil technique : elle devient le cœur du processus de facturation électronique, sécurisant les échanges, convertissant les formats de factures et garantissant un archivage légal et sécurisé.

Plateforme Agréée : pour quand ?

Toutes les entreprises établies en France doivent disposer d’une Plateforme Agréée dès le 1er septembre 2026 pour recevoir des factures électroniques, quelle que soit leur taille.

L’émission des factures électroniques, elle, se fait de manière progressive selon la taille de l’entreprise :

• 1er septembre 2026 : grandes entreprises et ETI doivent pouvoir émettre et transmettre leurs factures électroniques via une Plateforme Agréée.
• 1er septembre 2027 : PME, TPE et micro‑entreprises devront également être prêtes à émettre leurs factures électroniques.

Calendrier de la facture électronique en France

Plateforme Agréée: qui est concerné ?

La réforme de la facturation électronique concerne toutes les entreprises établies en France, quelle que soit leur taille, y compris les micro-entreprises et les assujetties non redevables de la TVA. Les entreprises qui n’émettent pas de factures sont également concernées, elles doivent disposer de l’infrastructure nécessaire pour recevoir et traiter des factures électroniques.

Plateforme Agréée : comment ça marche ?

Le fonctionnement d’une Plateforme Agréée (EX PDP) repose sur un processus structuré et automatisé qui simplifie, sécurise et optimise la gestion des factures électroniques :

1. Emission des factures 

La Plateforme Agréée permet d’émettre des factures électroniques conformes aux formats obligatoires de la Réforme de la Facturation électronique. Elle garantit que vos factures respectent les exigences légales en matière d’intégrité, d’authenticité et de lisibilité.

2. Transmission et connexion au Portail Public de Facturation (PPF) 

Les factures émises via une Plateforme Agréée sont transmises de manière automatique et sécurisée aux bons destinataires. La plateforme assure également la connexion au Portail Public de Facturation (PPF) pour transmettre les données d’e‑reporting, garantissant que les données fiscales sont transmises correctement et dans les délais.

3. Suivi des statuts 

La plateforme agréée offre une visibilité en temps réel sur le statut des factures tout au long de leur cycle de vie : création, envoi, réception par le destinataire et validation. Ce suivi permet de détecter rapidement d’éventuels blocages ou erreurs et par conséquent de réduire les délais de paiement et d'améliorer la gestion de trésorerie.

4. Archivage légal des factures 

Toutes les factures électroniques sont archivées conformément aux exigences fiscales, garantissant leur disponibilité en cas de contrôle ou d’audit. Grâce au stockage sécurisé, les factures peuvent être rapidement récupérées pour une consultation ou usage administratif, tout en respectant les durées légales de conservation.

Comment choisir la bonne plateforme agréée (EX PDP) ?

Choisir la bonne plateforme agréée représente un challenge pour les entreprises qui préparent leur conformité. Voici quelques critères déterminants qui devraient guider votre sélection :

• Conformité avec les réglementations françaises :

  Assurez-vous que la plateforme choisie est bien immatriculée auprès de l’administration fiscale. C’est la condition indispensable pour traiter vos factures en toute sécurité et assurer votre conformité.

• Intégration avec vos outils existants :

  Optez pour une plateforme qui s’intègre naturellement à vos logiciels de gestion existants (ERP, comptabilité, facturation). Cela vous évite des coûts supplémentaires liés à l’adaptation et vous garantit une transition sans rupture.

A noter : Certaines Plateformes Agréées, notamment celle de Sage, sont nativement intégrées aux solutions de gestion de l’éditeur. 

• Capacité à traiter des volumes importants:

  Votre plateforme agréée doit pouvoir gérer votre volume de factures, y compris en période de forte activité, sans ralentissement ni pertes d’information.

• Facilité d’utilisation et évolutivité:

  Optez pour une plateforme intuitive, soutenue par un support technique réactif. Assurez-vous également que l’éditeur dispose d’une réelle expertise et s’engage à maintenir la solution à jour selon les futures évolutions réglementaires.

Facturation électronique: comment s’y préparer ?

D’ici les dates mentionnées ci-dessus, toutes les entreprises devront bien se préparer à cette nouvelle législation en suivant une série d’étapes essentielles :

Étape 1: Faire le point sur vos outils et vos pratiques actuels

La première chose à faire serait de dresser un état des lieux de vos processus de facturation et des outils que vous utilisez. Cela vous permettra d’identifier vos besoins et de planifier la mise en conformité. Dans le cas où vous disposez déjà d’un logiciel de facturation électronique, il est crucial de vérifier que ce dernier est capable de générer, recevoir et archiver des factures électroniques conformes à la RFE et qu’il est compatible avec les Plateformes Agréées.

Étape 2: Choisir une plateforme agréée

Une fois que vous avez fait le point sur vos outils, il est temps de choisir la Plateforme Agréée qui gérera vos factures électroniques. Ces plateformes, certifiées par l’administration fiscale, garantissent la conformité de vos factures et le bon acheminement des données. Certaines plateformes sont intégrées nativement à votre logiciel de gestion, comme c’est le cas de la Plateforme Agréée Sage dans les solutions de gestion de l’éditeur. Cette intégration permet de générer, envoyer, recevoir et archiver vos factures directement depuis votre système existant, simplifiant considérablement la mise en conformité et réduisant les risques d’erreurs.

Étape 3: Être identifiée dans l’annuaire centralisé et indiquer sa/ses plateforme(s) agréées

EL'annuaire centralisé est un registre officiel permettant de recenser toutes les entreprises et les plateformes agréées (EX PDP) engagées dans la facturation électronique. S’y inscrire constitue une étape obligatoire pour garantir une identification claire et un suivi des transactions. Une fois l’entreprise inscrite, elle doit déclarer la Plateforme Agréée qu’elle utilisera pour transmettre, recevoir, et archiver ses factures électroniques.

Quelles sanctions en cas de non-conformité ?

Tout non-respect des obligations liées à la facturation électronique expose l’entreprise à plusieurs types de sanctions :

Amendes financières:

Une amende de 15 € est prévue pour chaque facture émise en dehors des trois formats réglementaires, avec un plafond annuel de 15 000 € par an et une sanction de 250 € pour chaque omission dans la transmission des données de e-reporting, également plafonnée à 15 000 € par an.

Risques fiscaux et administratifs:

Outre les amendes, les entreprises courent des risques de contrôles approfondis. Par exemple, des irrégularités telles que l’omission de mentions obligatoires (références à un bon de commande, numéros d’identification, etc.) ou le non-respect de la Loi de Modernisation de l’Économie (LME) pourraient entraîner des pénalités supplémentaires.

Quels sont les avantages de la facturation électronique ?

La facturation électronique ne se limite pas à répondre à une obligation légale. C’est aussi un moyen de moderniser les processus, d'améliorer la performance et de transformer votre gestion financière.

Optimisation des processus internes

Opter pour la facturation électronique vous permet de simplifier et automatiser toutes les tâches administratives qui y sont reliées. Cette automatisation réduit significativement les erreurs humaines et améliore la productivité des équipes financières. On parle de génération automatique des factures, vérification instantanée des données, transmission immédiate et bien plus encore.

Réduction des coûts opérationnels

En éliminant les coûts liés à l’impression, l’envoi postal et le stockage physique des factures, les entreprises réalisent des économies significatives. La facturation électronique permet également de diminuer les dépenses associées aux retards ou aux erreurs de facturation.

Conformité et sécurité assurées

En optant pour une plateforme agréée dans le cadre de la Réforme de la Facturation Électronique, la mise en conformité et le respect des réglementations fiscales et juridiques en vigueur deviennent un processus naturel et automatisé. Cet outil assure également une traçabilité complète des échanges et offre un haut niveau de sécurité pour protéger les données sensibles des factures.

Accélération des délais de paiement

Grâce à la transmission instantanée des factures et à un suivi en temps réel, les entreprises peuvent réduire considérablement les délais de paiement. Cette rapidité favorise une meilleure gestion de la trésorerie et renforce les relations avec les partenaires commerciaux.

Sage : votre partenaire stratégique pour faciliter la facture électronique

Sage est l’un des rares acteurs clés à offrir une solution complète couvrant l’intégralité de la chaîne de gestion, du début à la fin. A la fois Opérateur de Dématérialisation (OD) et plateforme agréée immatriculée, cet éditeur accompagne les entreprises dans chaque étape de leur transition vers la facture électronique, et ce sans rupture ni surcoût.

L'atout majeur ? Sage propose une Plateforme Agréée nativement intégrée dans les solutions de gestion Sage notamment Sage X3. Cette intégration garantit une continuité parfaite entre vos processus métiers et vos obligations réglementaires, tout en vous permettant de bénéficier d'une infrastructure reconnue à l'échelle européenne.

Avec Sage, la facture électronique n’est pas seulement une obligation réglementaire, mais une opportunité stratégique pour moderniser les pratiques et renforcer l’efficacité opérationnelle.

Sage Network : Votre allié pour une gestion connectée et fluide:

Sage Network se positionne comme le premier réseau global interentreprises conçu pour automatiser et sécuriser les échanges de données. Cette solution permet de gérer efficacement les relations avec vos partenaires, qu’il s’agisse de banques, fournisseurs, clients ou administrations, tout en garantissant un transfert des données en temps réel et en toute sérénité. Avec cette plateforme, la transition vers la facturation électronique devient une opportunité pour optimiser vos processus et renforcer la fluidité de vos échanges commerciaux.

Sage Connect: Le centre de vos flux de trésorerie:

Sage connect est un portail centralisé qui vous permet de visualiser tous les flux de travaux des clients et des fournisseurs en une seule application. Le but est de fluidifier les échanges des factures avec toutes les parties prenantes et par conséquent réduire le temps nécessaire à la facturation ainsi que les risques d’erreurs.